În special, această diferenţă de costuri previzionate vs. costuri bugetate este consecinţa unei perioade lungi de timp dintre momentul realizării bugetului/depunerea cererii de finanţare şi ajungerea în implementare (achiziţionarea efectivă a echipamentelor), perioadă care poate dura între 4-6 luni.

Care sunt cei 3 paşi pe care ar trebui să îi urmeze un tânăr fermier pentru ca bugetul său să nu fie impactat puternic de această fluctuaţie?

1. Stabilirea clară a elementelor de cost raportate la dimensiunea exploataţiei: este foarte important ca fiecare fermier să cunoască nevoia fermei sale şi să îşi achiziţioneze echipamente raportate la dimensiunea actuală şi/sau previzionată;

Tips:

• este foarte importantă dimensiunea previzionată (creşterea fermei) pentru ca tânărul fermier să nu se trezească în perioada de implementare că are un echipament/utilaj subdimensionat exploataţiei sale; astfel, o atenţie sporită trebuie dată capacităţii de producţie a echipamentul în perioada de exploatare şi de durabilitate; un echipament subdimensionat îl va obliga pe tânărul fermier la costuri suplimentare cu upgrade-uri necesare echipamentelor/instalaţiilor pentru a putea face faţă implementării proiectului;
• stabilirea clară, din timp, a elementelor de cost îi va oferi tânărului fermier suficient timp de analiză în luarea celei mai bune decizii cu privire la ce aspecte trebuie să îndeplinească echipamentul dorit;
• stabilirea elementelor de cost în cadrul unui proiect pe fonduri europene trebuie să ţină neapărat cont de elementele obligatorii a fi bugetate în proiect (eg.costuri cu publicitate sau în unele cazuri managementul de proiect); astfel, strategia de lucru este în unele cazuri una inversă: valoarea maximă – costuri obligatorii cf.ghid = sumă disponibilă pentru investiţia de bază.

2. Analiza pieţei din punct de vedere tehnic: cunoscându-şi nevoile fermei, tânărul fermier va şti exact care vor fi caracteristicile tehnice pe care echipamentul/utilajul dorit trebuie să le îndeplinească (eg. CP, debit/h, lungime/lăţime, productivitate/h etc.);

3. Analiza pieţei din punct de vedere financiar: această analiză se poate realiza fie prin verificarea preţurilor de pe site-urile firmelor de profil (în situaţia în care acestea sunt publice), fie prin solicitarea de oferte, vizitarea puncte de lucru a firmelor specializate sau lucrul cu baza de date AFIR;

Tips:

• solicitarea de oferte: această solicitare bifează atât pasul 2 cât şi pasul 3 şi, de obicei, se aplică în situaţia în care specificitatea echipamentului este una mare şi el trebuie realizat „pe comandă”; livrabilul trebuie să fie sub forma unei oferte tehnico-economice în care sunt prezentate nu doar preţul, ci şi caracteristicile tehnice ale echipamentului; termenul de valabilitate al acestor oferte este unul foarte important cu un impact direct asupra bugetului stabilit; de aceea, se recomandă ca valabilitatea ofertei sau perioada în care furnizorul îţi poate menţine şi oferi preţul menţionat pe ofertă să fie unul cât mai ridicat (90-120zile); cu adevărat, este dificil şi pentru furnizor să menţină oferta propusă pe o perioadă îndelungată însă un furnizor de încredere îşi va face „planul de creştere” încă de la început de an; astfel, creşterea nu va fi una substanţială pe parcursul anului şi vei putea avea o fluctuaţie redusă cu un impact nu foarte mare asupra bugetului;
• obţinerea de promoţii şi reduceri: în practică, se întâlneşte des situaţia în care dacă achiziţionarea mai multor echipamente se face de la un singur furnizor acesta are posibilitatea de oferire a discount-urilor ori perioada calendaristică impune soldări de preţ; totuşi, atenţie pe ce perioadă sunt reduceri valabile! Este posibil ca la achiziţia echipamentului în perioada de implementare (după depunerea, evaluarea şi selecţia proiectului, etape ce pot dura până la 6 luni) preţurile să nu mai fie de actualitate iar diferenţa să trebuiască a fi suportată din buzunarul propriu; de preferabil ar fi ca valabilitatea promoţiei să fie una cât mai mare, pe cât posibil;
• târgurile de profil: acestea reprezintă o excelentă posibilitate de strângere de informaţii şi date de contact ale furnizorilor precum şi posibilitatea vizionării/fotografierii echipamentelor dorite toate acestea fiind bifate printr-o singură deplasare, deci economie de timp! De asemenea, este foarte probabil să întâlneşti şi alţi tineri fermieri sau fermieri cu experienţă care îţi pot face recomandări „testate în propria fermă”; review-urile şi feedback-urile pentru echipamentele dorite pot avea un rol extrem de important mai ales în situaţia în care preţurile pentru acelaşi echipament de la furnizori diferiţă au diferenţa nu tocmai mari;
• lucrează cu furnizori ce sunt înregistraţi pe baza de date AFIR (https://bdpr.afir.info/) : avantajul uriaş al lucrului cu baza AFIR este dat de mai mulţi factori: ai posibilitatea de comparare a preţurilor de la diverşi furnizori pentru un echipament cu aceleaşi caracteristici tehnice, ai garanţia că furnizorul a mai lucrat cu mecanisme de decontare pe fonduri europene şi, mai ales, ai garanţia veridicităţii preţurilor (deoarece la momentul în care un furnizor se înregistrează pe baza de date AFIR va trebui să le demonstreze cu lista oficială de preţuri a producătorilor); de asemenea, un alt element important este faptul că modificarea standardului pentru elementele afişate în Baza de date cu preţurile de referinţă online (producătorii, importatorii sau distribuitorii de maşini, utilaje, echipamente specializate, sere, silozuri, hale, grajduri şi mobilier) nu se poate face decât o singură dată pe an, dar nu la mai puţin de 12 luni de la data publicării!
• discuţii asupra modalităţii de facturare: de obicei, discuţia cu furnizorul trebuie să privească şi aspectul referitor la facturare; în funcţie de disponibilitatea de cash flow din cadrul fermei trebuie analizată care modalitate este posibilă a fi aplicată din partea furnizorului şi agreată de tânărul fermier dar şi viceversa: factură externă – în cazul acesteia nu este necesară achitarea TVA-ului sau factură în care este prinsă şi valoarea TVA-ului; acest aspect impactează bugetul proiectului în sensul în care disponibilul de cash din cadrul fermei poate fi unul redus în situaţia în care este necesară achitarea TVA-ului (chiar dacă el se va recupera apoi); aşadar, atenţie la discuţiile purtate şi analizarea celei mai bune variante pentru tine;

Cei 3 paşi reprezintă un atu pe care tânărul fermier îi poate folosi pentru a avea un buget realist atât la momentul depunerii cererii de finanţare, cât şi la momentul implementării proiectului, limitându-şi astfel costurile care ar putea depăşi bugetul. Știindu-ţi clar nevoia, vei putea să îţi stabileşti bugetul prin urmărirea tips-urilor de mai sus şi, astfel, vei şti clar care îţi vor fi costurile eligibile/neeligibile şi la ce să te aştepţi cel puţin pe o perioadă scurtă de 4-6 luni.